FAQS
Se realiza en una plataforma digital, con un servidor de hosting externo, liquidando conforme a la reglamentación del GCBA.
La utilización de este hosting permite al vecino recibir la expensa en su casilla de mail.
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De manera optativa, se podrá generar un usuario el cual habilitará el acceso a la boleta de pago, a la liquidación de expensas e informar pagos seleccionando el botón y adjuntando el comprobante.
Además, una vez que se haya creado el usuario, se podrá acceder a las facturas que se encuentran rendidas en la expensa recibida, clickeando en los números de factura que tengan la tilde verde.
También se podrá obtener el recibo de pago del mes anterior, cargar allí mismo los reclamos que pudiera tener sobre su UF o sobre espacios comunes, publicar novedades o clasificados (paseador de perros, alquiler de cochera, etc.); generando una comunidad en continuo dinamismo y permitiendo la comunicación no sólo con la administración sino con el resto de los vecinos.
De esta manera se garantiza la transparencia en la gestión y rendición de gastos mensuales y se produce una auditoría permanente, descansando a los integrantes del consejo de esta tarea, permitiendo que otros vecinos sean testigos de toda la documentación consorcial.
Anualmente se genera la rendición de cuentas, y se extienden todos los comprobantes organizados por mes, en una dirección de Drive (o almacenaje similar) para que cada vecino pueda revisar el balance, con anterioridad a la Asamblea Ordinaria.
Si hubiera en el periodo recaudación de expensas extraordinarias, se presenta la rendición de recaudación de extraordinarias y sus usos en ANEXO al balance general.
La rendición de expensas mensual se realiza sobre gastos efectivamente pagados y se recauda en base a un estimado de valor de expensas necesarias, el cual se basa en una proyección realizada por la administración y presentada a la asamblea o al consejo.
Este sistema de liquidación permite que el balance financiero expuesto en la expensa coincida plenamente con los saldos reales del consorcio.
Se realiza a través de depósito o transferencia a la cuenta bancaria del consorcio. Sólo por motivos expcionales que así lo ameriten, se reciben pagos en efectivo en nuestra oficina, otorgando en el momento el recibo correspondiente. Pero esto es la excepción.
Se prioriza la trazabilidad de ingresos y pagos, llevando coincidencia entre el movimiento reflejado en el sistema de liquidación con el resumen bancario.
Tanto las cuentas de administración (detalle cuenta caja, cuenta banco, libro de administración, etc.) como el resumen bancario, están disponibles para los consorcistas que así lo requieran para su cotejo.
Se realiza en base a los presupuestos de gastos de acuerdo al perfil de cada consorcio.
Cada consorcio tiene un nivel de gastos ineludibles para los cuales habrá de reunirse el flujo de fondos ordinarios necesarios, mes a mes.
Para establecer el nivel de recaudación, no sólo se tiene en cuenta el nivel de gastos sino el porcentual de deudores existentes promedio.
Al tomar un consorcio nuevo, en la primera liquidación de expensas se repite el nivel de recaudación realizada por la administración saliente.
Se realizan las presentaciones formales del administrador ante banco y AFIP.
Se relevan los datos de las UF y los trabajos pendientes que éstas tienen.
Se trabaja sobre las demandas urgentes que se susciten.
Se entabla relación con los proveedores y se releva la situación financiera real en que se encuentra el consorcio.
Una vez analizado esto, se convoca a asamblea extraordinaria y se plantea la situación de deudas, el nivel de gastos ordinarios obligatorios y cuál ha de ser el margen de maniobra necesario para poder responder a la atención de urgencias en tiempo y forma.
Se estima la evolución de requerimientos de fondos para los próximos 6 a 9 meses de acuerdo a supuestos macroeconómicos (inflación, tipo de cambio, paritarias del sector, etc.) y en base a ello se plantea un nivel de expensas fijo con actualizaciones escalonadas.
Cada mes ha de finalizarse con una disponibilidad de caja equivalente a la masa salarial que debe afrontarse del 1 al 5 de cada mes.
Vamos a trabajar para lograr esta situación de caja, constituyéndola gradualmente en aquellos consorcios que inicien con una situación desfavorable o deudora.
Si la situación inicial es deudora, se planteará en esta primer asamblea la situación, las posibilidades de pago (números de cuotas o financiación) y las cuotas extras que serán requeridas para salir de la situación deficitaria y lograr en un periodo determinado de tiempo, dejar las finanzas saneadas.
Los pagos NO IDENTIFICADOS, se registran con fecha y monto como ingresos directos, y al ser identificados se registra el egreso directo, se da el ingreso a través de la UF que corresponde.
De esta manera se genera el recibo correspondiente a la UF que ha abonado.
Todo tipo de comunicación se envía por mail a través de la base de datos cargada en el sistema, ya que el mismo cumple con los requerimientos de comunicación fehaciente. Incluso nos ha sido solicitado y utilizado como prueba en un juicio, sobre todo en cuanto a dar fe de que las actas de las asambleas han sido enviadas a todos los ausentes.
Para que sea fehaciente, al tomar el consorcio, cada propietario brinda sus datos de teléfono y mail a la administración.
Estos datos se cargan en el sistema y bajo ningún concepto son divulgados u otorgados a otros consorcistas, sino que son requeridos para una normal comunicación entre la administración y los ocupantes o propietarios, ante emergencias, comunicaciones habituales o cumplimiento de entrega de información fehaciente.
Las asambleas realizadas de manera presencial o virtual son documentadas en el libro de actas, escaneadas y enviados por este medio a los consorcistas, dado que mediante la información que brinda el sistema podemos probar su recepción, apertura y lectura.
También utilizamos el sistema para las comunicaciones diarias sobre
ausencias de personal, coordinación de proveedores, entre otros.
En el caso de asambleas virtuales, se convocan como las presenciales,
conforme a lo que establece el reglamento de copropiedad y las normas
dictadas por el GCBA, en tiempo y forma. Las virtuales son grabadas y
resguardadas hasta el plazo de 30 días que es el tiempo límite para
presentar votos (15 días) o pedir nulidad por vía judicial.
Para obras que requieren fondos extraordinarios, se realiza asamblea con el proyecto de obra y los costos estimados, se genera una propuesta de recaudación para el adelanto de la misma.
Al llegar el periodo en que se cuenta con los fondos recaudados necesarios para el adelanto, se presenta a la asamblea 3 presupuestos, dos de la administración y en lo posible un tercero acercado por propietarios.
Paso sguiente, se plantea a la asamblea el valor de la obra y la forma de financiación.
De estos presupuestos surge un nivel de expensas a ser recaudadas de acuerdo a los fondos necesarios en los plazos requeridos y al % de morosidad existente en el consorcio, a fin de poder firmar contrato de obra con el proveedor seleccionado en asamblea, poder fijar precio mediante el pago del adelanto y poder responder a los pagos comprometidos en las cuotas.
Todos estos pagos se manejan por transferencia o cheque pero no se entregan cheques diferidos, sino que se van cumpliendo los pagos de las cuotas conforme se avanza la obra y no se libera el último pago hasta tanto la misma no haya sido concluida.
Al realizarse la asamblea ordinaria anual, se rinden los ingresos extraordinarios y sus usos.
No se realizan obras extraordinarias con “presupuesto abierto”.
Si hubiera inconvenientes de gravedad que amplíen el presupuesto, será puesto en conocimiento del consejo y, en la medida que la urgencia lo permita, presentado a la asamblea la ampliación del mismo.
Nuestra administración terceriza las gestiones legales.
Esto permite completar legajos sólidos para cada situación, de modo
que, si es necesario realizar acciones se contará con una base sólida sobre la cual iniciarse.
En los casos de ruidos molestos, o comportamientos antisociales que perjudican a otras UF, o si se incumple el reglamento de copropiedad, el costo de redacción y envío de la CD se cargan como gasto particular
y esto oficia de “multa” a la UF transgresora.
Si por asamblea se decidiera la carga de multas por comportamientos inapropiados, las mismas pueden aplicarse pero pueden ser pasibles de descargo e impago por el titular.
No está permitido la aplicación de multas en los consorcios, salvo que dichos impuestos estén reglamentados en el reglamento de copropiedad.
Por tanto, un gasto particular ocasionado por el mal comportamiento funciona como disuasorio de la conducta.
En el caso de deudores, los honorarios y gastos de gestión legal son afrontados por el deudor, salvo en el caso en que haya expediente judicial en curso.
Si se lograra el cobro por ejecución de sentencia o por acuerdo de
pago por parte del deudor una vez abieto el expediente, el consorcio abonará al estudio jurídico los honorarios convenidos.
Todo otro gasto previo a la apertura del expediente judicial, o no se genera o es cargado como gasto particular a la UF deudora o afrontado directamente por el deudor en el estudio jurídico.
Tenemos experiencia en despidos de encargados con justa causa, en retiro de animales molestos o de apertura judicial de UF y en casos de problemas psiquiátricos de alguno de los habitantes de la UF.
También, a través de mediación judicial, se ha logrado intervención para que las empresas proveedoras de servicio de cable retiren los cables en desuso.
Las ocasiones en que los administradores establecerán honorarios por presentarse a mediaciones judiciales serán en aquellos temas que exceden a su gestión y responsabilidades: representación del consorcio ante vecinos por mal comportamiento de los consorcistas, intervención en mediaciones por problemas entre vecinos (el costo lo abona el generador del conflicto), representación en mediaciones por reclamos a administraciones anteriores, ya que la presencia y defensa de la misma implica una ganancia al consorcio por la mala gestión de un representante legal anterior.
La tarifa que se fija es según lo establece la CAPHAI para cada tipo de caso.
Un Encargado como su palabra lo indica, es quien se encarga de estar al tanto de todo lo que ocurre en el edificio en el cual trabaja.
Esta categoría se aplica aún más a encargados con vivienda o de categoría superior.
El Administrador como representante legal es quien coordina y supervisa las tareas a ejecutarse y el uso de las finanzas del consorcio, para que resulte de manera eficiente.
Dicho esto, Administrador y Encargado deben poder trabajar como equipo, de la manera más eficiente para el consorcio.
No se trata de una relación de competencia sino de cooperación.
El control interno más efectivo es aquel que se basa en la responsabilidad.
Las acciones de planificación, organización, procedimientos, autorizaciones, información y supervisión son las herramientas que fortalecen este sistema y garantizan su eficiencia en cuanto a obtención de objetivos y uso de recursos económicos y humanos.
Con esto en vista se planifica el rol a ser realizado en cuanto a días, horarios y tareas asignadas, organizando de la mejor manera todos los recursos humanos que tiene el consorcio.
Por otra parte, las visitas se realizan sin programación (supervisión).
Las horas extras se registran y liquidan con justificación (efectivamente trabajadas).
Respecto de las faltas que se cometan, con la suficiente y necesaria prueba, se advierten y sancionan si se reiteran.
Es cierto que es un gremio fuerte pero también es cierto que un trabajador que no cumple su tarea responsablemente corre riesgo de ser despedido con justa causa.
Como dijimos al principio, no hay mejor acción de control que delegar correctamente y trabajar en equipo, buscando eficiencia y productividad, siempre en el marco de la ley, honrando sus derechos y haciendo cumplir sus obligaciones.